Vidensbank: Organisering

Vi har nogle udstukne krav fra kommunen. Vi skal være et seniorbofællesskab bestående af aldersgruppen 50+ og vi skal tilstræbe en fordeling på køn, civilstand og alder. Det betyder, at 1/3 af beboere skal være ml. 50-60 år, 1/3 ml. 60-70 år og 1/3 70+. Lige nu har vi en del 80 årige og kun en 50 årig.   Vi har en interesseliste hvor vi pt. primært orienterer om ledige lejemål blandt de yngre for at leve op til de kommunale krav. Det er indimellem svært at få kontakt til de ”yngre”, men vi er lykkes med det. Vi holder bl.a. også flere åbent hus-arrangementer, hvor interesserede de kan komme ud og se bofællesskabet. Her gør vi også, hvad vi kan for at invitere den yngre aldersgruppe ind for at fastholde deres interesse til når de bliver ældre. Det er dog også i vores egen interesse, at vi ikke får en for høj gennemsnitsalder.

Vi har nogle udstukne krav fra kommunen. Vi skal være et seniorbofællesskab bestående af aldersgruppen 50+ og vi skal tilstræbe en fordeling på køn, civilstand og alder. Det betyder, at 1/3 af beboere skal være ml. 50-60 år, 1/3 ml. 60-70 år og 1/3 70+. Lige nu har vi en del 80 årige og kun en 50 årig.   Vi har en interesseliste, hvor vi pt. primært orienterer om ledige lejemål blandt de yngre for at leve op til de kommunale krav. Det er indimellem svært at få kontakt til de ”yngre”, men vi er lykkes med det. Vi holder bl.a. også flere åbent hus-arrangementer, hvor interesserede de kan komme ud og se bofællesskabet. Her gør vi også, hvad vi kan for at invitere den yngre aldersgruppe ind for at fastholde deres interesse, til når de bliver ældre. Det er dog også i vores egen interesse, at vi ikke får en for høj gennemsnitsalder.

Der har været fokus på at kommunikere til omverden, at Skråplanet er et godt sted for børnefamilier. Vi vil gerne både tilgodese den ældre generation og også børnefamilierne. Den bærende tanke fra 70´erne var meget omkring børnene, og det er en læring, at vi ikke havde skrevet det tydeligt, at det var vigtigt for Skråplanet at have en børnekultur. Det har været en uformel viden, at vi havde et ønske om at få flere børnefamilier ind.  Vi har en kontaktperson ift. en venteliste og vi rækker ud til vores netværk for at rekuttere. Vi har ikke noget formel proces om det, og man kan bare hyre en egendomsmægler og sælge derigennem.

Det er uhyre vigtigt at potentielle beboere bliver orinteret om, at det er et bofællesskab, hvor der er aktiv deltagelse i bofællesskabet. Vi gør det uformelt. Vi har brug for at sælgerne kommunikerer tydeligt hvad det er de sælger til køberne. 

Vi har en interesseliste, hvor de, der er interesserede i bofællesskabet kan blive skrevet på. Når der kommer en andel til salg, bliver alle på interesselisten orienteret og er ligestillet ift. hvornår de er skrevet på listen. Boligen annonceres desuden til salg som ’almindelig’ bolighandel.

Vi tilstræber at få unge mennesker ind i bofællesskabet, gerne børnefamilier hvis muligt, for at opretholde aldersspredning. Ved salg oprettes en følgegruppe, som mødes med evt. købere. Formålet er at informere om bofællesskabets hverdagsliv, traditioner, økonomi samt en snak om gensidige forventninger.

Vi har nogle interesselister og ventelister. For at komme på ventelisten kræves det, at man har været til møde med et ventelisteudvalg for at høre, hvad præmisserne er for at bo her. Hvis ikke et seniorbofællesskab skal udvikle sig til ældreboliger, er det vigtigt, at beboersammensætningen sikrer en variation af aldre, så det ikke ender med, at to tredjedele af beboerne bruger rollator. For at opretholde denne balance har vi bedt kommunen om at lave en aftale, hvor man ikke kan flytte ind, hvis man er over 71 år. Det betyder også, at yngre kan springe frem i køen for at sikre en varieret beboersammensætning.

Problemet er, at folk ofte stiller sig op på interesselisten, men først vil flytte ind, når de ikke længere kan klare sig selv i egen bolig. Vi mener, at 65 år er et langt bedre tidspunkt at flytte ind. Der er dog udfordringer med, at KAB ikke varetager vores interesse for en bred beboersammensætning. Hvis man flytter ind, når man er over 70, er det ofte ikke med intentionen om at deltage aktivt i bofællesskabet. Selvom aktiviteter er noget, alle kan lide, er det nødvendigt, at beboerne også hjælper til med at organisere dem. På et mindre sted som vores er det ikke rentabelt at hyre folk til den slags opgaver. Man kan selvfølgelig deltage i aktiviteter gennem kommunen, men det bidrager ikke til fællesskabet her, og så risikerer vi, at sammenholdet forsvinder.

Vi er i øjeblikket kun 6 ud af 40 boliger, hvor beboerne kan lave en fysisk indsats, som for eksempel at plante et træ. Den ideelle situation er at få folk ind, der stadig er i erhvervslivet, da de ofte har mere energi og engagement til at bidrage. Hvis ikke man fra starten forstår at sikre en bred beboersammensætning, risikerer man, at fællesskabet langsomt dør ud, og beboerne kun sidder og taler om, hvor sjovt det var engang, uden at nogen længere kan organisere aktiviteter. Man kan ikke drikke kaffe hver gang, man mødes.

Vi har 600 på interesselisten. I gamle dage var det ventelisteudvalget, der styrede den, men nu er det KAB, så vi har desværre ikke længere kontrol over processen. Derfor er vi gået i gang med at tale med vores organisationsbestyrelse, altså boligselskabet og kommunen, for at få ændret reglerne for ventelisterne.

Vi bestemmer selv, hvem vi vil have ind, og det er flertallet, der træffer beslutningen. Først kommer man på en passiv liste, og senere på en aktiv liste, hvis der er mulighed for det. Vi har kun 4 par og 4 singler på den aktive liste ad gangen.

Vi er alle sammen over 50 år, og mange bliver først ældre, før de tænker på at flytte i sådan et fællesskab. Lige nu har vi en lidt høj gennemsnitsalder, og den ældste beboer er 96 år. Vi ønsker ikke at have forskellige familiemedlemmer boende, for så risikerer vi, at det bliver for indgroet.

Når man står på den aktive liste, forventer vi, at man kommer ned og besøger os, så vi kan lære hinanden at kende. Boligadministratoren har det første møde med interesserede, hvor vi taler sammen i telefonen og derefter mødes i en time. Så tager vi et billede, og den interesserede deltager i mandagskaffe. Det gælder dog ikke den første mandag i måneden, som er forbeholdt internt beboermøde.

Første lørdag i måneden holder vi frokost, hvor man også kan deltage. Her tager man bare selv mad med. Vi opfordrer til, at man snakker lidt med de forskellige, når man er der. Efterfølgende sender vi en seddel med foto rundt på det næste mandagsmøde og spørger, om vedkommende kan godkendes. I alle de år er der kun én person, der ikke er blevet det.

Der er en lang venteliste, og det er derfor ikke sikkert, at der bliver et boligtilbud. Ventelisten er på omkring 16 år.

Jeg vil sige, at der er for få af vores slags. Nabofællesskaber for ældre personer, der gerne vil nyde livet med lidt samvær, men uden at være presset ind i en særlig ramme med krav til den enkelte. Det er frivilligt at deltage i aktiviteterne, men de fleste kommer en gang imellem.

Salg af bolig foregår som almindelig bolighandel – udbud og efterspørgsel og pris har indflydelse på, om salget sker til en børnefamilie eller en familie, som er et andet sted i livet. Men i salgsannoncer er det gode børneliv nøje beskrevet, for at tiltrække børnefamilier.

Vi har en kontaktgruppe som mødes med evt købere. Formålet er at informere om bofællesskabets hverdagsliv, traditioner, økonomi samt en snak om gensidige forventninger. Ved udlejning af bofællesskabets lejligheder drøfter vi inden annoncering, hvilken profil, der vil passe ind på det aktuelle tidspunkt.

Den første lejekontrakt er et-årig, så vi har mulighed for at stoppe, hvis lejeren alligevel ikke ønsker at indgå i fællesskabet. Nye bofæller inviteres altid til en fællesspisning, samt til fællesdage og evt arrangementer i perioden inden indflytning.

Aldren er 55-92 år. Det er tydeligt at se, at de finder sammen i den alder der passer på, om man er på pension, og dem der er til weekendkaffe, eller er dem der stadig er på arbejdsmarkedet. Vi gør ikke noget særligt for en bestemt aldersgruppe. Det er ikke altid alderen der gør, hvor aktiv man er.

Vores er lejeboliger på lejevilkår og hvis der er noget, så sørger viceværten for det. Det er et minisamfund, hvor de hjælper hinaneden. Vi har en god aldersspredning, men når dem på 74 bliver 10 år ældre, kan det da godt være der kommer nogle udfordringer med at løfte vores fællesaktiviteter.

Her har vi daglig kontakt med hinanden, og bofællesskabet må ikke blive for stort, for så kan det blive et problem. Jeg vurderer, at et seniorbofællesskab maksimalt bør bestå af 20 boliger. Vi har flere forskellige boligstørrelser, og oprindeligt var de små boliger til enlige og de store til par. Det har vi ændret, så folk selv kan vælge efter deres økonomiske prioriteter.

Vi har anvisningsretten og bestemmer selv, hvem der kan flytte ind, selvom vi bor til leje. En forudsætning for at komme på vores venteliste er, at man accepterer vores værdigrundlag (se vedhæftede dokument). Fordi vi selv administrerer ventelisten, vælger vi kun folk, som vi tror kan bidrage positivt til fællesskabet. Man skal være selvhjulpen ved indflytning, da vi selv varetager viceværtopgaverne. Dette er en usædvanlig ordning, men jeg kan kun anbefale den, da den både giver en lavere husleje og et større ejerskab. Det er vigtigt for os, at alle "yder efter evne og lyst, samt modtager efter behov". Ejerskab skaber sammenhold, og det kan være værd at overveje i andre fællesskaber.

Ventelisteudvalgets funktioner er klare: Man skal være over 50 år, uden hjemmeboende børn, være selvhjulpen ved indflytning og deltage i et møde hos os. Her forventningsafstemmer vi og ser hinanden dybt i øjnene for at sikre, at vi kan bidrage til hinanden. Da vi flyttede ind for 20 år siden, var vi alle nogenlunde samme alder, men nu er vi 20 år ældre. Derfor er en jævn aldersfordeling vigtig, da vi har en viceværtfunktion, hvor nogle skal kunne tage fysisk krævende opgaver, som at klippe hækken. Vi tager heller ikke alt for unge ind; de skal kunne føle sig tilpas aldersmæssigt i gruppen.

Oprindeligt var der et borgermøde, hvor man bare kunne skrive sig op, og der flyttede et par ind, som slet ikke passede ind her. De var imod alt og deltog ikke, hvilket skabte problemer for fællesskabet. Derfor gør vi det klart fra starten i ventelisteudvalget, når vi har møder med potentielle beboere. Efter mødet giver vi hurtigt besked om, hvorvidt vi synes, de passer ind, så de ikke venter forgæves på listen.

Ejerskab er vigtigt, og alle skal bidrage. Man skal leve op til forventningerne om, at man "yder efter evne og lyst". Vores motto er: "Sammenhold giver styrke". Kan du selv klippe din hæk, så gør du det, men ingen står alene, og vi hjælper hinanden. Da vi er et seniorbofællesskab, er det også vigtigt, at der altid er nogle tilbage til at hjælpe de andre, så vi undgår, at alle på et tidspunkt har brug for hjælp uden mulighed for støtte fra hinanden.

Den yngste hos os er 60 og den ældste er 93, så vi har mange fælles behov og interesser. Vi har en temmelig lang fleksliste, som ikke er venteliste, og det har vi brug for, for hvis vores kasserer eksempelvis flytter, så har vi brug for at se på interesselisten, hvor er der én med regnskabsindsigt. Vi har kun ledige boliger ved dødsfald, som regel.   

Vores sammensætning er bred, den ældste er omkring 70 år, og den yngste er 1,5 år, hvilket er fedt. Vi har for nylig givet afkald på kravet om, at alle skulle godkende nye medlemmer. Banken ønskede en hurtigere proces for at få en ny ejer, så for at forkorte rekrutteringsprocessen, er det nu vores bestyrelsen, der godkender.

Tidligere var praksis, at den kommende beboer skulle møde alle medlemmer to gange, og efter de to møder kunne alle medlemmer stemme ja eller nej. Praksis har været at stemme nye beboere ind. Nu kan den enkelte andelsejer sælge deres personlige hus og andelsbevis videre.

Men den nye husejer skal deltage i et møde med bestyrelsen, inden de skriver under, hvor visionen og foreningens vedtægter bliver gennemgået. Det er også her, det sikres, at den nye beboer er med på, hvad fællesskabet handler om, og at vedkommende tager ejerskab for den vision, vi har. Dette gør vi for at undgå modstand fra nye beboere, da man skal være her for aktivt at tage del i fællesskabet.

De huse, vi har nu, er ret store, mellem 100-200 kvadratmeter. De næste huse, vi bygger, er tiny houses, hvilket forhåbentlig vil tiltrække nye typer af beboere.

Vi er et Almennyttigt bofællesskab. Udviklet i samarbejde med kommunen, hvor der blev nedsat en gruppe. Denne gruppe blev starten på et seniorbofælleskab. Der skulle vælges boligselskab og arkitekter. Nogle fra gruppen har været meget involverede i hel processen. Gruppen var med til at definere hvad fællesskabet skulle stå for. Vi har haft en gruppe, der har taget sig af at møde ansøgere, skabe den første kontakt og arrangeret møde med flere beboere.

I optagelsen har vi lagt vægt på, at ansøgerne har lyst til forpligtende fællesskab og ikke bare en bolig. Sammensætning af beboere er på optagelsestidspunktet mellem 55 og 70 år uden hjemmeboende børn.Vi har ønsket en ligelig kønsfordeling, som dog ikke er lykkedes helt.Vi har ønsket at maks 40% af boligerne blev beboet af enlige, det er næsten lykkedes.

Efter indflytningen 1. juli 2023 har der ikke været behov for rekrutering.

Fridlev rummer omkring 118 mennesker fordelt på 42 huse (ejerboliger). Vi er 70 voksne i alle aldre, og 49 børn. Siden den sidste familie flyttede ind i november 2023, er der født 5 dejlige børn, og flere er på vej. Gennemsnitsalderen for en voksen er i starten af 40’erne, og alle aldersgrupper er repræsenteret, inklusive en lille gruppe pensionister i 60’erne og 70’erne. De fleste af børnene er stadig i børnehavealderen. Der bor enlige mænd/kvinder i 12 af husene.

Det er bygherren og udvikleren, Almenr, som gennem deres markedsføring inden byggeriet startede i 2022 har søgt at sammensætte en beboergruppe med folk i alle aldre. Der er også skelet til at få en sammensætning af mennesker med forskellige uddannelser og ansættelser.

Husene er ejerboliger, og i øjeblikket er der ikke nævnt noget i vedtægterne, som gør det muligt for fællesskabet at få indflydelse på, hvem bofæller sælger deres hus til.

Alle vores boliger er ejerboliger.

Vi har en interesseliste – ikke en venteliste, så man står altså ikke i kronologisk kø til en bolig.

Vores hussalgsprocedure indebærer, at vi de 3 første måneder kun fremviser til børnefamilier, og det er for at få unge ind. Det er en procedure, vi indførte for 12 år siden, hvor vi frygtede at ende som et olde-kolle, fordi der ikke blev solgt til børnefamilier dengang.

Ved bud på hus SKAL man med til fællesspisning og til en ”godkendelsessamtale” hos bestyrelsen. Samtalen er en slags forventningsafstemning, sådan at alle er med på, hvad man går ind til. Vi ser os som et attraktivt bofællesskab.

Vi er 43 år gamle, har en etableret kultur og folk føler sig trygge. Vi er gode til at sælge det sted, vi bor, og gode til at vise rundt på Åbent-hus dage. Førhen havde vi Åbent-hus jævnligt, men nu har vi det kun, hvis der er et hus til salg.

Vi tilstræber en vis køns- og aldersblanding inden for 55-75 år. Ved ledig bolig holder Fremvisningsgruppen samtaler med intereserede og aftaler formaliteter i samarbejde med boligselskabet. 

Som før nævnt er aldersgennemsnittet højt, yngste er 50 og ældste beboer er 103. Vi har ingen optagelsesritualer, men vi forsøger gennem interesselisten at styre tílgangen, når noget er til salg.

Vi tilbyder de yngre lejligheden først, når det er muligt og vi prioriterer gerne par i vores største lejligheder. Udfordringen er, at rigtig mange enlige kvinder søger en bolig i vores fællesskab og en del er over 75, når vi bliver kontaktet. Der er dog begyndt at komme henvendelse fra yngre kvinder på 60 til 75 år og ganske få mænd.

Da det er sælger, der står for salget, kan man risikere, at de har en bekendt, der melder sig som køber. Det er sket et par gange, at lejligheden så er købt af meget gamle mennesker + 90. Nye beboere bydes velkommen af bestyrelse, som fortæller om husets gang og giver praktiske oplysninger. Vi har forsøgt med en beboerhåndbog, men den blev aldrig opdateret.

Vi er endnu ikke nået til at lave et intranet, det kommer nok. Men der skal yngre kræfter til, før det bliver til noget..  

Aldersintegration i intervallet 54-99 år. Ved optagelse af nye ønskes aldersblandingen tilstræbt. samt en balance mellem enlige og par.. Det vigtigste kriterie for valget af nytilflyttere er indstilling til fællesskab. Elementerne i introduktionen af potentielle tilflyttere:: åbent hus, indbydelse til fællesarrangement, interview, med en følgegruppe.

Vi går meget op i diversitet. Vi ønsker at være en blandet gruppe, både i forhold til alder og interesser. Når vi har nye folk til indflytningssamtale kigger vi på, hvad vi mangler i forhold til sammensætningen. Der gør vi, fordi vi ikke ønsker at være et fællesskab, som lukker sig om sig selv. Vi vil ikke være sekteriske eller 'indspiste'. Alle har forskellige ting, evner og perspektiver de kan bidrage med. Derfor ser vi mangfoldighed som en styrke.

Mangfoldighed for et fællesskab er som biodivesitet er for et økosystem.
Udvæglese af nye beober: Vi plejer at annocere plads/nye beboer ud på sociale medier og på vores hjemmeside. Der ligger en ansøgninsformular på hjemmesiden, som man altid kan udfylde. Herefter er det er gruppe, komiteen for nye medlemmer, som udvælger folk til samtale og som står for det praktiske omkring organisering af møder.

Poentielle beboer flytter herefter først ind i en uge på prøve, herefter en måned på prøve. Der også vigtigt at sikre at nye beboer har råd til at flytte ind. Vi lader ikke nogen flytte ind uden 100% konsensus.

Vi er et lille fællesskab, så det er vigtigt at nye beboer har opbakning fra alle, men også at de nye beober ved og forstår hvad, de går ind til. Man kan finde ansøgningsfomularen og information om optagelse på hjemmesiden https://friskoven.dkhttps://friskoven.dk

Vi administrerer selv vores interesselister (leje og andel)
Interesseliste og regler; vi stræber efter et velfungerende, aktivt og diverst fællesskab.

Husejere bestemmer 100% hvem husene skal sælges til, men der er socialt pres på at vælge børnefamilier. Børnefamilier er ønskede.

Du kan frit sælge dit hus og finde en køber, men når vedkommende flytter ind, skal de nye beboere godkendes af bestyrelsen. Her for de reglerne forklaret. Vi har muligheden, men har aldrig sagt nej til en ny beboer. Ingen umiddelbare kriterier, dog ønsker vi hverken et senior kollektiv eller personer, der ikke gider vores bofællesskab.

Opskrevede på ventelisten bliver inviteret på kaffe enkeltvis. Bofællesskabet er et seniorbofælleskab i aldersgruppen 68 år- 88 år. Beboerne vælger selv nye indflytter. Ansøgere med interesse for fællesskabet bliver prioriteret.

Vi har en venteliste, som administreres af Boligoen.dk. Hvis der bliver en bolig ledig, skriver vi til alle på listen, som inviteres til spisning ved næste fællesarrangement. Ventelisteudvalget "godkender" efterfølgende ansøger. Vi har ikke nogen aldersbegrænsning, hverken minimum eller maksimum. Vi gør potentielle nye beboere opmærksom på, at området er røgfrit, og at evt. rygere er henvist til gaden.

Vi arbejder kontinuerligt med at udvikle vores måder at holde fællesmøder på. En gruppe mødes regelmæssigt for at evaluere, lære og tale om nye initiativer. Nogle gange går arbejdet primært ud på at drive fællesmøderne, mens der i perioder bliver iværksat initiativer af mere udviklende karakter – afhængig af mødeledergruppens sammensætning.
Dette dokument er tænkt som en mødeledervejledning, altså en slags manual, der kan styrke bestræbelserne på at holde bedre fællesmøder og samtidig forklare baggrunden for vores praksis. Vejledningen (vedhæftet) er skrevet primært med fokus på mødeledere, mens meget af indholdet er lige så relevant at forholde sig til som almindelig mødedeltager.
 
1. Indsamling og kvalificering af punkter - sammensætning af dagsorden
Mødedatoer indskrives i Google kalenderen. Mødeledergruppen indkalder derudover til fællesmøde over mailen, vedhæftet skema til indmeldelse af punkter.
Mødeledergruppen modtager punkter og sammensætter dagsordenen.
Vær opmærksom på følgende:
1.1 Hallinger skal oplyses om, hvornår punkter samt tilhørende skriftlig motivation (evt. med bilag) skal indsendes, for at dagsorden med bilag kan sendes ud på én gang – retmæssigt en uge før fællesmødet. Som rettesnor indsendes punktet senest dagen inden udsendelse af dagsorden, så der er tid til at kvalificere sit punkt, hvis mødelederne finder dette nødvendigt.
1.2 Der er udarbejdet et format for indmeldelse, som skal følges (bilag). 
Hvis nogle finder det svært at udfylde, kan mødelederne tilbyde at ’interviewe’ forslagsstilleren og således få svar på de forskellige spørgsmål. Man kan også bare skrive sin tekst som en mail, bare alle punkter belyses.
1.3 Mødelederne skal afsætte tid til at tale med forslagsstillere om punkter. Vurder tidsbehov og bed evt. om uddybende motivering/forklaring.
Afklar, om punktets formål er:
a) at fællesmødet skal træffe en beslutning (beslutningspunkt)
b) at ville orientere fællesmødet om noget (orienteringspunkt)

 c) at blive klogere (på forskellige holdninger, behov etc.) eller få ideer, forslag, perspektiver på noget, som der evt. skal arbejdes videre med, før der udvikles et egentlig forslag (udviklingspunkt). 

1.4 Sammensæt dagsordenen, så eventuelle presserende punkter kommer på  tidligt. Opstil gerne rækkefølgen, så mødet bliver afvekslende i sin form.  

1.5 Vurder tidsbehov for hvert punkt, så det kan blive behandlet ordentligt.  Hvis der er flere punkter end tiden umiddelbart tillader, kan forslagsstillere  spørges, om deres punkter kan udsættes. Hvis dagsorden allerede ER  udsendt, informeres i starten af mødet, hvilke punkter der vil blive  udskudt, hvis ikke man overholder tidsrammen. På den måde inviterer  mødelederne til medansvar for at kunne nå igennem dagsordenen.  

1.6 Skriv dagsordenen op på en flipchart, overskueligt, i farver og gerne med  tidsangivelser for de enkelte punkter, samt indikation af pauser. Dette  giver overskuelighed og en følelse af, at vi sammen har styr på det.  Sørg for at godkende den udsendte dagsorden ved begyndelsen af mødet,  så alle er indforstået med den foretagne prioritering og har haft mulighed  for at gøre indsigelser. Ændringer kan her foretages, hvis der viser sig at  være vægtige grunde til dette, som mødelederne evt. har overset.  

1.7 Faste (rituelle) punkter på dagsordenen er:  
1. Åbningsritualer (se nedenfor), godkendelse af referatet fra sidste møde,  godkendelse af dagens dagsorden samt evt. introduktion af nye ansigter.  Sæt tid af, så mødet kan afsluttes med en ’check-ud’ runde (se nedenfor). 

2. Mødeledernes forberedelser til afvikling af mødet:  

Afklaring af roller, valg af metoder samt personlig forberedelse. 

2.1 Når deltagerne i mødet har en oplevelse af, at mødelederne har gjort sig  umage med forberedelsen af mødet, vil det have tendens til at smitte  positivt af på deltagernes velvillighed til at bidrage til et godt møde.  

2.2 Vi arbejder med at være to mødeledere, for at kunne støtte hinanden,  få nye i gruppen med og for at kunne varetage forskellige fokusområder.

2.3 Fordeling af mødelederfokus: Det er hensigtsmæssigt, at de to mødeledere  på forhånd mødes internt og aftaler, hvem der har fokus på hvad under  mødet (se pkt. 5 og 6 om mødelederfunktioner). 

2.4 FORMØDE: Mødelederne gennemgår dagsordenen sammen og aftaler, om  der er særlige metoder (pkt. 4), de finder egnede til at behandle de enkelte  punkter med. Dette afstemmes om nødvendigt med forslagsstillerne.  De vender også forventninger til de enkelte punkter og om der er noget  særligt, de skal være opmærksomme på i deres mødeledelse af punktet. 

2.5 Hvis én af mødelederne selv har punkter på dagsordenen, vil det være  hensigtsmæssigt at aftale, at det er den anden, der leder punktet. 

2.6 Mødelederne er i høj grad med til at skabe tonen og ånden på mødet.  Mødelederne kan derfor bidrage ved at forberede sig på et personligt plan  for bedst muligt at kunne f.eks. være i balance, bevare roen og overblikket,  forholde sig åbent og empatisk, holde hovedet koldt og hjertet varmt og  åbent – eller hvordan man nu ynder at beskrive personlige kvaliteter hos  mødelederen. Hvordan man forbereder sig er baseret på personlig præference og erfaring. Vi har eksperimenteret med f.eks. fælles meditation samt afspilning af rolig musik før møderne. Vigtigt er det at være der til  tiden og have forberedt både det praktiske, samt indholdet.  

3. Faste, forudsigelige, støttende rammer og struktur 

– tid, sted, ritualer, konventioner 

Det er vores forståelse, at det er vigtigt med kendte rammer og ritualer, som  ligger fast og ikke ændrer sig for meget fra gang til gang. Så er der noget, man  kan regne med, føle sig tryg ved og genkende som ’Hallingelillemåden at holde  møder på’. Udover de formelle bestemmelser, som fremgår af vedtægterne,  har vi følgende overvejelser omkring dette: 

3.1 Tid og sted 
De månedlige møder ligger sidste søndag i måneden kl. 13-17, hvis der IKKE er  fælles arbejdsdag, ellers på skift hverdage kl. 19-21.30, i den sidste uge på  måneden. Møderne afholdes i fælleshuset. Vi har tidligere vedtaget, at  søndagsmødet afholdes fra 13-17 med ca. 30 min. pause fordelt på 2 pauser,  hvor 2,5 time er traditionelle beslutningspunkter, mens resten af tiden er til  andre slags aktiviteter (udviklingspunkter, dialog mm.). 

Det har i en periode været afprøvet, at fællesmøderne i sommerhalvåret  udelukkende placeres på hverdagsaftener, så søndagene anvendes til fælles  arbejdsdage, som trækker mange Hallinger og er en populær måde at mødes på.  

3.2 Forberedelser 
Stole opstilles i en cirkel – så alle kan se alle. Placer englekort, klokke og talestav i midten, måske med blomster eller lys.  Hæng dagsordenen op, på flipchart. Afklar, om der skal anvendes projektor. Lav gerne kaffe/the og stil vand/glas frem. Send ud, om nogle vil bage en kage.  

3.3 Åbningsritualer  
Vi starter med indslag, der hjælper deltagerne til at give fokus og energi til det  møde, vi skal i gang med; samler og forbinder os som fællesskab. De gængse  måder, som vi gør dette på i Hallingelille, er ved dels at skabe et øjebliks stilhed  sammen, efter trækning af et englekort. Dette er en form for centrering, hvor  alle retter opmærksomhed på det ord, som englekortet repræsenterer (faith,  play, patience osv.). Det giver en lille rolle til en mødedeltager, der melder sig  frivilligt til at trække kortet.  

Derudover har vi en kort ’check-in’ runde, hvor hver enkelt inviteres til at sige  noget ganske kort om dem selv – f.eks. gennem ’hvad er din indre vejrudsigt’,  ’hvad er vigtigt for dig i dag’, ’hvor er du’, ’er der noget, der afholder dig fra at  være fuldt til stede’ eller lignende invitation, som kan variere. Det kan virke  

samlende lige at høre alles stemmer og hvis der er noget, de evt. kommer med.  

3.4 Heart-keepers og englekort  
Der er tradition for at trække et englekort ved starten af mødet.  Det er en praksis, som fællesskabet Findhorn i Skotland har inspireret os til.  Formålet er at inspirere hele mødet med en given kvalitet, som ’fortuna’ vælger.  Samtidig skaber det mulighed for samling, gennem en indledende centrering.  

Ligeledes har vi tradition for at vælge ’heartkeepers’, som under mødet er særlig  optaget af at bidrage med god ’hjerte-energi’. Vi mener, at ’heart-keeper’  opgaven for en stor del varetages ved, at der er to mødeledere, som gør, at der  kan sættes særlig fokus på ’ånden’ i det, der foregår fra mødeledelsens side.  Men det er rart for hallinger at bidrage med hjerteenergi og det er en måde at  tilgodese de forskelligheder, der udgør Hallingelille - at sådanne initiativer får en  naturlig plads i det fælles rum. 

3.5 Brug af håndtegn  
Der er flere måder at deltage aktivt i mødet på, også uden ord.  Ved at ’vinke med hænderne oppe’ kan der tilkendegives enighed/opbakning til  noget, som andre udtrykker. Så behøves man ikke selv at sige det og kan give den  talende støtte, uden ord. En anden fremgangsmåde anvendes til at afsøge, hvor  langt fællesmødet er fra at kunne opnå konsensus, ved at bede om en  tilkendegivelse af hver enkelt deltagers stillingtagen – ved at bede dem række  tomlen op, ned eller midt i mellem. Man kan også bruge en flad oprejst hånd, der  betyder ’ingen indvendinger’, mens en fremstrakt lukket hånd betyder ’jeg har  stadig nogle spørgsmål, indvendinger, bidrag eller gaver, jeg gerne vil bringe ind’  (med inspiration fra sociokrati).  

3.6 Brug af klokker/syngeskåle  
Vi har tradition for at bruge en klokke, man kan slå på, som tegn til et øjebliks  stilhed, eftertænksomhed og nærvær. Der er forslag om, at det primært er  mødelederne, som kan benytte klokken, for at tæmme folks trang til at lade den  lyde – men andre holder også at kunne bruge den. Den bruges primært til at  forsøge at påvirke energien, stemningen og ånden i det der foregår samt til at  markere en overgang. Mødelederne sætter mødet i gang efter stilheden, evt. ved  at sige noget om, hvad de kunne ønske sig mere opmærksomhed på. Det er  vigtigt at kunne være i stilhed sammen - det øver vi os på.  

3.7 Brug af talestaven  
Staven er et fysisk tegn på, hvem der har ordet. Den kan bruges i forbindelse  med ’runder’, hvor den sendes rundt. Den kan også bruges til at nedsætte  tempoet i ’frit flydende’ dialog, hvor man lægger den ind i midten efter et  indlæg, hvorefter andre så kan tage den. Er med til at fokusere tale og lytning.  Man tænker sig bedre om, før man tager en stav, end hvis der bare er fri snak.  

3.8 Check-ud runde 
Mødet afsluttes med en check-ud runde, hvor alle får lejlighed til at sige et par  ord. Invitationen er at sige noget om den personlige oplevelse af mødet, og  hvordan man har det, når man forlader det. Derunder gerne en kommentar om  mødeledelsen, men vigtigt, at det første fokus huskes. Vi starter et møde  sammen og afslutter det sammen. Der åbnes ikke mulighed for at respondere på  hinanden og debattere yderligere. Hvis nogen går fra mødet nedtrykt, gives der mulighed for at lade dette blive kendt, så andre Hallinger bedre ville kunne  støtte en særlig sindstilstand. 

4. Mødeledelse af indhold 

En af grundene til at have to mødeledere er, at de kan have forskelligt fokus under  mødet. Den ene kan fokusere på indholdet i det der foregår, på at nå frem til nogle  gode beslutninger og ’resultater’ i forhold til dagsordenen. Mens den anden  mødeleder kan fokusere primært på energi/ånd og kvaliteten af måden, det foregår  på. Her beskrives, hvad fokus på indhold kan bestå i: 

4.1 Hvordan kommer vi bedst frem til gode beslutninger 

(struktur /fremgangsmåde) 

For de punkter, hvor formålet er at træffe en beslutning, vil der være formuleret et  forslag, som mødet skal forholde sig til. Vigtigt er, at forslaget gennem behandlingen  kan ændres/kvalificeres til et videreudviklet forslag, der kan vedtages ved samtykke.  Det er fællesmødets ansvar at tage beslutninger og tage ansvar for at videreudvikle  forslag, der overgår fra et individs forslag til fællesskabets behandling og beslutning.  

Dette med inspiration fra sociokrati og for at videreudvikle på den konsensus, som  fra start er indskrevet i vores vedtægter. Formålet er bl.a. at have mulighed for mere  dynamiske møder, hvor forslag kan udvikles gennem de fremmødte på mødet og  ikke skal afvente næste måneds møde, for at kunne komme i spil. Det er et udtryk  for tillid til den kollektive visdom, der gerne skal præge et fællesmøde – at alle tager  ansvar for at tage de bedste beslutninger, til fællesskabets bedste.  

Behandlingen kan foregå mere eller mindre struktureret og styret af mødelederne – alt efter forslagets karakter. En struktureret sociokratisk tilgang kan typisk bestå af  følgende skridt, der foretages i runder: 

• 0) Forslagsstiller(e) fremlægger og motiverer forslaget 
• 1) Mødeleder inviterer til ’afklarende spørgsmål’, dvs. spørgsmål som sikrer,  at man har forstået forslaget og dets motivation. Kan foregå i en runde.  ● 2) Der gives mulighed for umiddelbare reaktioner.  

Dette er vigtigt for forslagsstillerne og mødelederne for at lodde stemningen.  Denne runde kan foretages med gulvøvelser, hvis det skønnes fordelagtigt.  ● 3) Forslagsstilleren kan i samarbejde med mødelederen reformulere forslaget,  på baggrund af de indkomne reaktioner.  

• 4) Mødeleder spørger efter indsigelser, dvs. om der er noget, som man har  behov for skal tilføjes, fjernes, præciseres, tales igennem, eller noget, som  man gerne vil have ændret, inden man vil kunne tilslutte sig.
  
  Behandling af indsigelser:  

  - Det kan være fordelagtigt at få alle indsigelser på bordet først, og derefter finde ud  af, hvordan man behandler dem. Disse skrives op. 

  - Indsigelser behandles gennem dialog og forhandling, der kvalificerer forslaget og  som afsøger muligheder for samtykke.  

  - Når alle indsigelser er behandlet, formulerer mødeleder/referent eller andre det  reviderede forslag og tjekker, om der kan gives samtykke (enten ved håndtegn eller  ved at spørge, om der er yderligere indsigelser). 

  Ikke alle punkter vil egne sig til en så struktureret facon som ovenstående.  Nogle gange vil det efter fremlæggelse af forslag og evt. afklarende spørgsmål være  bedre med en ’runde’ eller ’frit flydende dialog’ (se ordstyringsmetoder nedenfor),  hvor alle ytrer sig om deres perspektiv, f.eks. holdninger, indsigelser, argumenter, nye ideer, skæve vinkler, i en skøn sammenblanding, som kan ende med, at nogen  formulerer deres fornemmelse af, hvad der kunne blive en beslutning. Vi svinger  mellem metoderne, som det passer sig, også for at variere og udvise fleksibilitet  overfor punkterne.  

  Fællesmødets opgave er at kvalificere beslutninger. Det er derfor ikke givet, at et  forslag vedtages i den ordlyd, det er udsendt i, men derimod i en af fællesmødet  kvalificeret form, som fællesmødet har givet tilsagn til. Dette er tænkt for at styrke  ejerskabet samt motivationen for at deltage og bidrage til fælles løsninger. På den  måde er et forslag ikke kun forslagsstillerens, men alles ansvar. Dette er et radikalt  skift fra, at man kun kan beslutte et forslag i forhold til, hvad der er sendt ud, til at  fællesmødet sammen kvalificerer – fra at forslaget er ’låst’ ved udsendelse til at det  er levende, indtil mødet er ovre. 

  4.2 Hvordan undersøger vi bedst noget sammen 
  I forbindelse med indsigelser til forslag er der ofte brug for at blive klogere på  hinandens perspektiver og for at afsøge alternative løsninger og ideer. Der kan også  være punkter, som ikke skal føre til beslutning nu, men handler om at blive klogere  på noget sammen – forskellige erfaringer, holdninger, behov, perspektiver etc.  

  Her er det vigtigt at sikre, at alle relevante perspektiver og bidrag kommer frem,  både for at sikre kvalitet (bredde, dybde, nuance etc.) i forståelse og evt. beslutning,  og for at sikre, at alle føler sig ’med’ – dvs. at de og deres perspektiv er inddraget,  hørt og givet betydning. 

  Samtidig er der brug for, at samtaler/debatter ikke trækker i langdrag og får  deltagerne til at miste energien, ligesom der er begrænset tid til hvert enkelt punkt,  og oplevelsen af ’effektivitet’ og ’beslutningskraft’ også er bredt værdsat.  

  Mødelederne må forsøge at balancere disse nogle gange modstridende formål, bl.a.  ved på forhånd eller undervejs at vælge passende metoder til ’ordstyring’ og  ’undersøgelser’ (se nedenfor) – holde øje med udviklingen undervejs, og gerne  bringe opmærksomhed på de forskellige hensyn/formål ved at reflektere og tale  sammen åbent undervejs i et ’time out’ (åben mødeledelse) – så de øvrige deltagere  bliver opmærksomme og kan hjælpe/bidrage i processen. 

  4.3 Hvornår/hvordan kan vi afrunde og gå videre til andre punkter? Mødelederne har på forhånd gjort sig forventninger og overvejelser om, hvor lang  tid en god behandling af de enkelte punkter vil tage. Nogle punkter kan gå hurtigere  end forventet (hvilket er uproblematisk, og giver mere tid), men ofte opstår den  udfordring, at et punkt kræver længere tid end forventet, hvilket kan forårsage, at  nogle senere punkter ikke får tilstrækkelig tid og evt. må udskydes.  

  Mødelederne må først og fremmest være opmærksomme på dilemmaet, dernæst  overveje valgmulighederne, og gerne gøre resten af deltagerne opmærksomme på  mødeledernes foretrukne valg og motivation for det, f.eks.: 

  - ”vi bruger længere tid på det her punkt end forventet, men jeg fornemmer vi er  tæt på en løsning, så jeg lader det fortsætte lidt”  

  - ”jeg tror ikke, vi bliver enige i dag, men der er meget energi i snakken og punktet  har stor betydning, så jeg foreslår, at vi tager 10 min. mere til afsluttende indlæg nu,  og så lukker vi for i dag” 

  - "Vi har 5 min. igen af den tid, vi har planlagt til det her punkt. Jeg fornemmer, at vi  ikke kan blive færdige i dag, og der er vigtige punkter efterfølgende, som jeg ikke  synes, det skal gå ud over. "Jeg synes derfor, at vi skal lukke punktet nu og aftale,  hvordan vi går videre.” 

  Hvis nogle er uenige i mødelederens vurdering og forslag, kan mødelederen bede  om tilkendegivelser på den generelle stemning og justere sit valg på den baggrund.  

  Husk, at det kan kræve mod at inkludere mødedeltagerne! 

  4.4 Hvornår kan/skal mødeleder ’stramme op’/’brede ud’ og  

  inddrage/begrænse bidrag? 

  Som de eneste har mødelederne den tvivlsomme fornøjelse, at de formelt har fået  tildelt ret og har mandat til at afbryde andre og bede dem stoppe/forkorte deres  indlæg, ligesom de har fået tildelt ret og magt til at bestemme, hvem der må ytre sig  hvornår. Det er hensigten, at denne ’magt’ anvendes til at afbalancere hensynet til  den enkeltes behov og ret til at ytre sig - og helhedens interesse i et velfungerende  møde. En af de store udfordringer som mødeleder kan være at anvende denne ’ret’,  og gøre det på en hensynsfuld og respektfuld måde. 

  Typiske tilfælde, hvor der kan være brug for dette er:  

  - hvis samtalen bevæger sig ind på områder, som ikke hører til punktet. - hvis man oplever, at behandlingen af et punkt domineres uhensigtsmæssigt af  nogle få personer. Her kan mødelederen f.eks. sige: ”der er mange, som ikke har  sagt så meget, dem vil vi gerne høre mere fra”, ”vi skal have nogle flere synspunkter  på banen nu”, ”det ser ud til, at dette punkt kræver mere snak, uden for mødet”.  - hvis nogle synes at fortabe sig og tale meget længe og gentagende om sit eget  perspektiv kan mødelederen f.eks. spørge: ”jeg oplever, at dit budskab er leveret og  forstået – er du i tvivl om det?” eller "Det er tydeligt, at det her er vigtigt for dig – desværre har vi begrænset tid, så jeg må bede dig afslutte nu.” 

  De sociokratiske runder har vist sig at virke opdæmmende for enetalerne ved at lade  alle få ordet og balancere taletiden bedre, mellem mødets deltagere. Der er ingen  grund til at tilrane sig taletid, når man er bevidst om, at man får den, når ens tur  kommer, i runden. Det giver en vis ro - også hos de meget talende.  

  4.5 Åben snak om mødeledelsen mellem mødelederne 

  Vi har gode erfaringer med, at de to mødeledere undervejs kan tale åbent om,  hvordan de synes mødet går samt hvilke overvejelser, de hver især gør sig om  justeringer og på den måde åbent taler sig frem til valg. Denne åbenhed skaber tillid  til mødeledelsen, motiverer mødeledernes valg og inviterer de øvrige til at bidrage  og evt. korrigere antagelser, som mødelederne gør sig. 

  5. Forskellige metoder til behandling af punkter 

  Vi har gennem tiden benyttet en række forskellige metoder til at styre’taleret’  (hvem må sige noget hvornår). Mødelederne kan vælge, hvilke metoder de vurderer  bedst egnede til et givet punkt på et givet tidspunkt.

  Der er en række forskellige grundmetoder til at fordele taleretten: 

  - Runder (med/uden talestav): Sikrer, at alle inviteres til at ytre sig mindst én  gang. Bruges næsten altid til check-in og check-ud, samt når der er brug for en  bred afsøgning af perspektiver (som ikke egner sig til gulvøvelser). Kan også  anvendes til at bryde en fastlåst dynamik mellem få dominerende. 

  - Frit flydende dialog (med/uden talestav): ’Almindelig’ samtaleform, hvor man  byder ind, når man synes man har noget relevant, og der er ’plads’ i samtalen.  Bygger grundlæggende på ’selvstyring’ i forhold til det fælles formål, og  deltagernes fornemmelse for relevans af eget input. Lider ofte af ubalance i  dynamikken og manglende fælles fokus – men når det kører, er der ikke  noget, der kan slå den frit flydende samtale i fleksibilitet, effektivitet og flow.  Talestaven kan bruges til at sænke tempoet og gøre fordeling af taleretten  mere tydelig, men kan også gøre samtalen mere tung og mindre flydende.  

  - Talelister: Mødelederen noterer, hvem der ønsker ordet og giver dem på skift  ordet. Kan være med til at fordele taleretten mere ligeligt mellem dem, der  ønsker det (og undgå at nogle er hurtigere til at bryde ind og dominere).  Typisk noterer mødelederen navne op, efterhånden som der markeres.  

  En variant er at starte med at notere en håndfuld navne, lukke listen, og så  genåbne den til en 2. runde efterfølgende. Ulempen er, at samtalen hurtigt  bliver meget fragmenteret og springende, fordi man ikke kan respondere  umiddelbart og følge op på et delaspekt, som netop er slået an, men må  vente på sin tur. Når man har sin tur, forsøger man ofte at adressere alle  igangværende del-samtaler på en gang – hvilket kan gøre samtalen opsplittet  og svær at følge med i. 

  - Mødeleder styrer aktivt taleretten: Mødelederen involverer sig mere aktivt i  at give samtalen retning, relevans, struktur og balance. Deltagerne markerer  løbende, hvis de gerne vil bidrage, og mødelederen vælger løbende, hvem der  får ordet. Mødelederen kan også give ordet til deltagere han/hun gerne vil  høre fra, men som ikke har markeret.  

  De ovenstående rene ’typer’ kan blandes.  

  En tale-liste eller runde kan suppleres med flydende, korte udvekslinger, som får lov  at foregå, inden man vender tilbage til listen/runden. 

  En grundlæggende frit flydende dialog kan suppleres med, at mødelederen inviterer  eller opfordrer nogle til at melde sig ind, eller til at et del-aspekt færdiggøres, inden  nogen tager noget nyt op etc.  

  5.1 Tilkendegivelser ’på gulvet’ 
  For at skabe overblik og forståelse for, hvordan forskellige perspektiver er fordelt,  kan man indføre forskellige øvelser, hvor man fysisk stiller sig op på gulvet efter  anskuelser, f.eks.:  

  - Invitation til at stille sig i ’hjørner’, som angiver forskellige 

  ’udsagn’/’perspektiver’, man kan identificere sig med 

  - Placere sig på en linje mellem to modstridende perspektiver 

  - Placere sig nær eller fjernt fra en person som udtryk for egen position ifht. det  udsagn, som personen udtrykker. 

  Disse øvelser kan skabe afveksling, energi, og skabe hurtigt overblik over ’hvor folk  er’ ifht. en given sag. Nogle er vilde med den slags – andre mere skeptiske.  

  5.2 Opsplitning i mindre grupper - palaver 
  Mødelederen kan opdele deltagerne i mindre grupper, som hver især drøfter en  given sag, eller forholder sig til forskellige spørgsmål. Herefter samles man og hører  en opsummering fra de forskellige grupper. 

  Denne metode egner sig især til evalueringer, generering af ideer/forslag, og til at  skabe dybere forståelse og involvering ift. en given sag ved, at flere får mulighed for at tale sagen igennem. Det skaber desuden afveksling og gør det lettere for dem, som  har det med at holde sig tilbage i større grupper, at få udtrykt sig.  

  Vi kalder det ’palaver’, når man gør det hurtigere end ved at gå i grupper, ved blot at  vende sig mod sidemanden i par eller i trios. For at gøre sine holdninger mere  tydelige, gennem en hurtig meningsudveksling.  

  6. Mødeledelse af stemning og ånd:  

  Med to mødeledere er der mulighed for, at den ene har et mere bevidst fokus på  det vi kan kalde ’stemningen’, ’ånden’, ’energien’ og den dynamik der udspiller sig  mellem deltagerne. Hvilke kvaliteter har det, der foregår?  

  Hvis man ser bort fra ’indholdet’ i det, der siges, og betragter mødet mere som  et stykke musik – et samspil – hvordan opleves det så? 

  Er mødet præget af åbenhed for at forstå og inddrage andre og deres perspektiver  og søge konstruktive løsninger – eller er det fastlåst og forsvarspræget? Mærker  man en grundlæggende hjertelighed til at ville hinanden og fællesskabet det bedste  uden at være bange for åbenhjertigt at sige, hvordan man selv forholder sig – eller  fornemmer man, at ’nogen har noget på hinanden’, som forstyrrer og fordrejer  debatten? Er der god energi og deltagelse, går bølgerne højt eller er mødet  drænende og langtrukkent? 

  Alle deltagere på mødet medvirker til at skabe en fælles ’stemning’/’energi,’ som så  igen påvirker de enkelte deltagere forskelligt. Nogle mærker den mere end andre,  og nogle synes også at påvirke den mere end andre. Alle har medansvar for den  fælles dynamik og stemning der opstår, men mødelederne kan tage et særligt  ansvar og søge at påvirke ’ånden’ i en hensigtsmæssig retning på forskellige måder: 

  - Etablering af rammer og valg af hensigtsmæssige metoder, som beskrevet, er  en del af det.  

  - Dertil er det særlig vigtigt, hvilken ’tilstedeværelse’ og ’energi’, mødelederne  personligt bringer med sig.  

  - Helt konkret kan mødelederne bruge et redskab som klokken, der indikerer et  øjebliks stilhed/opmærksomhed, til at påvirke dynamikken undervejs. - Mødelederne kan tale indbyrdes om deres oplevelse af dynamikken og  overveje, om de skal lave en pause, eller måske bryde dynamikken med en  leg, en sang eller ved at bytte rundt på punkter. 

  - Mødelederen kan sige noget om sin oplevelse af mødets dynamik og evt.  opfordre til mere af det som savnes eller foretage en time-out, hvor man  spørger deltagerne om, hvad de savner/oplever? 

  7. Referat og opfølgning 

  Det er mødeledergruppen, der sørger for at tage referat.  Der foretages oplæsning af referat på særlige punkter, under mødet.  Det kan give tryghed, at mødet er refereret i overensstemmelse med det skete.  I referatet er der formulering af beslutninger, men også noter på væsentlige  argumenter/indsigelser, der blev rejst/behandlet, som kan være gode at notere sig,  også for dem, der ikke kunne deltaget fysisk. Det er ofte til diskussion, hvilke  referater er at foretrække, de rene beslutninger eller et skriftligt kig ind i processen.

  8. Evaluering og Læring 

  Evaluering (hvordan gik det i dag, mødeledelse, dynamik) vs. check-ud runde  (hvordan har jeg det nu? Ofte baseret på det første). Hvornår/hvordan lærer vi?  Mødeledergruppen opfordres til efter 3-4 møder at tage en opsamling, Det er vigtigt  en gang imellem at inddrage hele fællesmødet i en overvejelse af, hvad vi har lært  om vores måder at holde møder på. Hvilken vej vi skal tage/er i gang med.  

  9. Hvad er gode møder i praksis? 

  Hvilke værdier og normer følger vi i praksis ifht. vurdering af, hvad der er gode  møder, hvad der er legitime argumenter og bidrag i processen, hvad der giver  indflydelse og påvirker? Nogle mødedeltagere forstår og beslutter sig ud fra følelser,  andre forstår og beslutter sig ud fra rationelle overvejelser. Hvem favoriserer vi ved  måden, vi holder møder på? De erfarne intellektuelle, der kan holde energien i  mange timer? Som mødeledere kan vi virke både ekskluderende og inkluderende i  valg af form, derfor er en vis forskellighed i mødeledergruppens komposition vigtig.  

  Det er vigtigt at tage dialogen om f.eks. oplevelser/betydning af følgende  'komplementære' værdier/kvaliteter: 

  - Fornuft vs. følelse (Logos/Patos) 

  - Fokus på struktur og procedure vs. flow  

  - Det fælles bedste og mulige vs. personlig integritet og behov 

  - Handling vs. tid til overvejelse (tålmodighed/utålmodighed) 

  - Indflydelse ved deltagelse vs. Fravær 

  - Fokus på Sagen vs. Samvær og relationer 

  - Fokus på det nære vs. den større verden  

  Inspiration fra sociokratiet  

  Sociokratiet har vi taget til os, men vi sværger ikke til noget bestemt system, men  sammensætter eklatant, som det passer os, hvor vi nu er, i vores proces. Nogle  bliver skræmt bare ved navnet på et ’system’, andre finder det ganske forfriskende  at prøve. Forskelligheden er en del af os og vi må navigere i denne.  

  Fællesmødet kvalificerer forslag – det er fælles ansvar. Indsigelser skal dermed  kvalificere forslaget, ikke bare være modstand. Indsigelser skal være for det fælles  bedste, ikke kun baseret på personlig mavefornemmelse. Derfor er visionen for  Hallingelille blevet langt mere nødvendig – for at kunne pejle sig ind og forstå  processen og forholdet mellem individet/økosamfund. 

  Et spørgsmål om tillid:  

  Udtryk som ”Godt nok for nu” - ”Det er okay at afprøve” - "Okay. Lad os finde ud af  det” og ”Vi prøver det en tid, tager det op igen og ser, om det kan/skal fortsætte,  evt. i en anden form” repræsenterer alle en bevægelse hen imod en mødekultur,  der er præget af “evaluer og responder” i stedet for “forudsig og kontroller”.  

  Det er vigtigt, at vi i Hallingelille og i mødeledergruppen ønsker at eksperimentere  med mødeformen, så flere har lyst til at deltage aktivt i møderne og vi kan blive  bedre til at træffe gode, inkluderende beslutninger, som har et bredt ejerskab i  fællesskabet. At ville og kunne favne mange af vores forskelligheder. Vi skal være  lydhøre overfor oplevelser på møderne, der kan spille ind i forhold til nye måder at  varetage vores fælles møder på.  

  Udviklingspunkter – hvad vi stræber efter:  

  • Fællesmødet skal være spændende og udviklende, ikke kedeligt.  • Et kvalitativt skift fra at godkende til at kvalificere beslutninger.  • At man som Halling møder op til fællesmøde, ikke kun for at gøre sin indflydelse  

  gældende og udfolde sin demokratiske ret, men for at give kvalificerende bidrag  til de fælles beslutninger. Viser interesse.  

  • Vi har en fælles opgave i at tage beslutninger, der går igennem ikke grundet  flertal (eller manglende deltagelse fra de fleste, så de få er dem, der beslutter),  men grundet styrket ejerskab og samtykke, fra fællesskabet.  
  • Forslag skal gå ud af mødet stærkere end ved ankomst.  
  • Vi vil gerne gøre op med tabere/vindere.  
  • Vi går fra mange møder til færre møder, konkret det korte hverdagsmøde og det  længere søndagsmøde, der gerne hver gang skal have et ’udviklingspunkt’,  hvilket mødeledergruppen skal sørge for. Vi vil gerne mødes med hinanden, men  vil rigtig gerne mødes om andre ting end beslutninger. 

BESLUTNINGSPROCES OG LEDELSE

Dette tema er et af de mest følsomme i samfundets sociale liv. Da jeg har tilhørsforhold til den generation, der var ung i 1968, har jeg set kompromisløst oprør mod enhver form for autoritet og eksperimenter i glædeligt kaotisk anarki ... og kan indse, at når en gruppe eller sammenslutning af mennesker har et mål, er der brug for et system og en form for ledelse … og med dette faktum følger spørgsmålet om, hvordan man træffer beslutninger. Dette er også meget centralt i bevægelsen for et retfærdigt og bæredygtigt samfund.

Mange af de nye fællesskaber forsøger at genvinde social sammenhængskraft og nærhed uden at give afkald på individuelle rettigheder og den følelse af personlig frihed, som nu er et selvfølgelig krav i den vestlige kollektive forståelse. Ikke en let opgave, og processen med at tage beslutninger og rotere den ledende magt er nøgleredskaber i dette.

Direkte demokrati

Processen for at træffe beslutninger og nå til enighed om spørgsmål har generelt en pyramideformet struktur, også i foreninger og institutioner i demokratiske samfund. Det er praktisk, og det bruges også i intentionelle fællesskaber, men flere økosamfund har startet eksperimenter med et mere fladt system.

Nogle har forsøgt at bruge princippet om konsensus, hvor alle skal være enige, efter en behørig proces, når de skal træffe beslutninger. På det seneste er andre begyndt at bruge et andet værktøj: Sociokrati, en metode til beslutningstagning født i sin moderne form i en hollandsk virksomhed. Den bruger samtykkeprincippet, hvor alle accepterer den endelige beslutning, når ingen har væsentlige indsigelser mod et forslag. Det er allerede meget brugt i bevægelsen af ​​økolandsbyer.

I Dyssekilde;

Her, som i det bredere danske samfund, er de grundlæggende principper for styring lighed og demokrati, men det sidste er tænkt som mere direkte end i officielle institutioner. Den højeste myndighed er generalforsamlingen (medlemsmødet). Det betyder, at alle medlemmer har mulighed for at have direkte indflydelse på alle beslutninger, og alle kan sætte noget på dagsordenen.

Møderne finder sted den sidste søndag i månederne januar, april, august og oktober. Her træffer vi hovedsageligt beslutninger om praktiske forslag, dog til tider debatterer vi også om noget mere principielt, der omhandler om økosamfundets nutid og fremtid.

Vi holder møderne på Forsamlingshuset (Torup Landsby Center) og boliggrupperne tager på skift i at forberede salen og lave kaffe, te og (lækre) kager til de hyggelige pauser. Et nyhedsbrev udsendes til hvert medlem med de forskellige forslag fra medlemmerne to-tre uger før medlemsmødet. Forslagene er som regel meget konkrete, men kan også dække et behov for at høre medlemmernes mening om et endnu ikke helt detaljeret projekt. Debatten om forslagene begynder allerede på et formøde nogle aftener før medlemsmødet og fortsætter på selve mødet, præget af masser af diskussion og snak på tværs af ”grænser” for boliggrupper og generationer. Efter debatten vil forslagene på dagsordenen normalt blive stemt, men hvert forslag kan udskydes til næste møde (kun én gang), hvis der er behov for det, af nok personer (minimum 17%), uanset årsagen til det. Til sidst vil resultatet afgøres af det almindelige stemmeflertal.

Debat ved bordene

I tidligere tider foregik hver diskussion med en stor kreds af de fremmødte og med formanden for forsamlingen, der spurgte, hvem der havde spørgsmål eller kommentarer. Dette tog ofte lang tid, og en tendens var tydelig, at det var mange gange de samme mennesker som havde meget at sige, mens andre sjældent talte. Det blev senere anset for værd at ændre systemet.

For få år siden er det besluttet, at alle fremmødte fra mødets begyndelse sad ved forskellige borde, hver med omkring 6-8 personer. Når emnet, der skal diskuteres, er vigtigt, blev der holdt en debatrunde ved bordene (10-15 minutter), så tiden ikke blev spildt, og alle kunne komme til orde og sige deres mening om emnet. Derefter valgte hvert bord en person, der delte, hvad der var kommet ud af deres diskussion. Først derefter fandt afstemningen sted. Denne nye måde har forbedret atmosfæren og øget tilfredsheden ved møderne.

Tilfredshed med beslutningsmetoder;

I tidligere år var emnet beslutningstagning en svag del af vores styringssystem. Det er forbedret betydeligt på det seneste. Du kan se det fra resultaterne i forskellige år af de undersøgelser, vi har lavet. Ved spørgsmålet "Er vores beslutningsproces den rigtige?" 69,7 % af husstanden svarede ja, eller ”for det meste”, i 2011, mens 88 % sagde det samme i 2019. Resten sagde nej eller "jeg ved det ikke". Ved spørgsmålet "Får du de rigtige betingelser for at træffe beslutninger?" 88,7 % af svarene var ja eller ofte i 2011, mens de i 2019 var 96 %.

Inspireret af det nationale netværk af økosamfund og erfaringer fra andre økolandsbyer har vi også haft en proces om at eksperimentere med Sociokrati (tidligere nævnt). Se dette link for mere info: https://www.sociocracyforall.org/sociocracy/.

En interessentgruppe har fulgt tre kurser, og nogle arbejdsgrupper er begyndt at prøve systemet. Processen skulle efterhånden implementeres, men efter en langsom start er den stoppet. Måske fordi nogle af dens mål blev nået gennem det nye system med de forskellige borde, men også fordi behovet for en ny metode til beslutninger i disse grupper ikke føltes så presserende. Andre økosamfund havde måske brug for det mere, end vi havde.

Værdier

Jeg spurgte en af ​​de personer, der har ledet mange af vores møder, om, hvad der er de vigtigste værdier, der skal være til stede i vores beslutningsproces. Han svarede Tillid og Ansvar. Førstnævnte er afgørende for at tillade fællesskabet at fungere og trives; den anden gør det muligt at foretage de rigtige handlinger. Jeg tror, ​​de generelt er til stede i vores møder.

Ledelse

Den generelle holdning til ledelse og magtbalance i øko-bevægelsen er for en struktur, der er ikke-hierarkisk og deltagende... og denne forskel fra den almindelige tradition gør os ikke mindre effektive.

Naturligvis skal ethvert fællesmøde have en forsamlingsformand, der har overblik over, hvordan mødet forløber, at balancen mellem indsatser opretholdes, at reglerne overholdes og tidsplanen følges. Det er en vigtig rolle, delikat, fordi den kræver en høj følelse af personlig integritet og service til samfundet. I Dyssekilde har vi en gruppe frivillige, der går på skift i den rolle, og indtil nu har alle de, der har gjort det, fået deltagernes tillid. Mødets formand taler på forhånd med bestyrelsen om dagsordenen for den pågældende forsamling og eventuelle andre ting, der er vigtige for denne.

Ved siden af ​​formanden er der også en referent som skriver referatet af møderne, som god tradition for alle foreninger. Til den rolle har vi også en roterende gruppe, og vi har altid været tilfredse og taknemmelige for deres arbejde.

Bestyrelsen:

Hovedbestyrelsen (5-7 medlemmer + 2 suppleanter) er det organ, der varetager foreningens og fællesskabets løbende anliggender. Det har til opgave at gennemføre de beslutninger, der træffes under møderne. Den har et vist ansvarsområde og beslutningstagning, men den sidste trin for beslutninger er medlemsmødet. Bestyrelsen har et begrænset økonomisk budget til akutte udgifter, som ikke skal godkendes af medlemsmødet. Hvert medlem af bestyrelsen vælges for to år blandt kandidaterne i aprilforsamlingen. Den udpeger foreningens formand og mødes hver 2-3 uge for at løse aktuelle økosamfundsopgaver og sager. Bestyrelsen samarbejder med gruppen af ​​medlemsmødeledere om at udarbejde programmet for møderne.

Formand/Præsident repræsenterer foreningen juridisk over for myndighederne og omverdenen. Sjældent har en formand holdt mere end 2 år i rollen, hvilket er en positiv faktor for at opfatte lige ansvar blandt medlemmerne. Nogle mennesker har måske bedre formulerings- og lederevner, nogle gange karisma; ikke desto mindre behøver de ikke at sidde længe på et lederskabssted. De kan alligevel være tilgængelige for råd til nye bestyrelsesmedlemmer på grund af deres erfaring og kapacitet. Andre medlemmer kan således vokse i deres egne evner i disse funktioner, og dette er et vigtigt mål i sådan en organisation som økosamfundet, der søger aktivering af medlemmer.

I hver arbejdsgruppe er der en koordinator/kontaktperson, som vælges med forskellige kriterier alt efter gruppen og som er kontaktperson og kommunikation med bestyrelsen og udadtil.

På fællesmødet i 4. kvartal: 
• Fastsættes kontingent for prospects.
• Overordnet planlægning for det følgende år inkl. jordfordeling af fællesjord.
• Budgetforslag – til vedtagelse på næstkommende generalforsamling.

Den øverste besluttende myndighed er generalforsamlingen for foreningen Munksøgård. Her er de 3 ejerforeninger repræsenteret ved deres medlemmer. (Boligselskabet Sjælland har i den forbindelse
uddelegeret sin stemme på generalforsamlingerne til beboerne i de almennyttige boliger). Der afholdes 2 generalforsamlinger årligt. Den ordinære generalforsamling i marts og budget-generalforsamlingen i august. Mellem generalforsamlingerne ledes foreningens drift af en bestyrelse. Bestyrelsen har p.t. 10 medlemmer, 2 fra hver bogruppe.
Mellem generalforsamlingerne er den øverste besluttende myndighed fællesmødet, hvortil alle beboere på Munksøgård har adgang. Fællesmøderne afholdes efter behov og ledes og administreres af
fællesmødegruppen.
Ud over fællesmødegruppen er der en lang række arbejdsgrupper på det samlede Munksøgårdniveau. Her skal nævnes 4: Varmegruppen, Spildevandsgruppen, It-gruppen og Affaldsgruppen. Disse 4 gruppers arbejde er af central betydning for, at Munksøgård kan fungere. De administrerer i deres arbejde fælles anlæg for et betydeligt millionbeløb. De 4 arbejdsgruppers områder er derfor juridisk og budgetmæssigt udskilt i foreningen Munksøgård som 4 driftsselskaber.

Hver bogruppe har sin egen beslutningsstruktur. En række forhold er dog ens: Der er en valgt bestyrelse (de 3 almennyttige bogrupper har én fælles afdelingsbestyrelse). Der afholdes jævnlige bogruppemøder, der er en etableret madordning, der afholdes et antal arbejdsdage til forbedring og vedligeholdelse af boliger, fælleshus og bogruppens fælles areal. De enkelte bogrupper har desuden nedsat en række permanente eller ad hoc arbejdsgrupper, der varetager forskellige opgaver.

Vi har en arbejdsgruppe, som specifikt kigger på vores beslutningsprocesser, og jf. vores vedtægter, har vi en opsætning med en bestyrelse, et par fællesmøder og en generalforsamling om året. Men resten foregår mere uformelt. Det, gruppen har arbejdet med, er, at beslutningsprocessen ofte går lidt i hårdknude, hvis folk ikke har tid til at sætte sig ind i tingene. Hvis man ændrer noget på selve mødet, kan det overrumple folk.

Det, vi har besluttet, er så vidt muligt at have et formøde en måned inden, hvor man gennemgår alle spørgsmål og svar, så når noget skal besluttes, så er der ikke alt den proces. Vi tydeliggør, om det er en proces eller et beslutningsmøde.

En anden ting, vi har talt meget om, er at undgå afstemninger så meget som muligt. Vi har haft dårlige oplevelser med, at hvis folk er uenige om noget og går til afstemning, og resultatet er 50/50, så skaber det splittelse. Vi vil derfor gerne stræbe efter konsensusbaserede løsninger. Vores ønske er ikke at gå for hurtigt til en afstemning, men tage den ekstra anstrengende samtale og snakke, snakke, snakke, så vi derigennem tager beslutninger, som gør, at folk føler sig forstået.

Vi har en god størrelse, for hvis man er et for stort bofællesskab, bliver det svært. Når vi har en gruppe, så har de også mandat til at beslutte ting.

Det var også vores idé med at få HeyNabo – at der skabes gennemsigtighed for lystgrupperne, så alle ved, hvad der foregår af frivilligt arbejde. Den transparens er god og fungerer som en kontinuerlig informationskilde.

Vi har haft en, der kunne lave fremtidsværksteder. Der er ikke en specifik ramme for det. Vi har en ekstremt detaljeret proces for det. Vi starter med et pre-fremtidsværksted, hvor vi sætter succesmålene for værkstedet. Så har vi temaer og factfinding inden, fx fællestræk blandt de forskellige generationer. Derefter har vi en proces for socialisering af det videre arbejde og sørger for, at tovholderne på temaerne efterfølgende på fællesmøderne følger op og fortæller, hvor de er nået til ift. implementering.

Vi havde en børnegruppe, og de fik penge til at få indvendige klatrevægge sat op igennem fremtidsværkstedet. De kommunikerede så til alle, at nu var de sat op.
Fremtidsværkstedet: Det er en rigtig god stemning. Der skal lægges et godt arbejde i, at folk bliver faciliteret ind i det, og alle er helt vilde med det. Folk blev meget klogere på, hvad andre brænder for og synes er vigtigt, ud over de kliker, de dagligt kommer i.

Det er afvekslende i forhold til blot at mødes til spisning – det er inspirerende at være sammen på den måde. Hvis der kommer beslutninger ud af det, er det også godt. Hvis nogle har forslag til handlinger, der ikke koster penge, så kan man bare gå i gang med dem uden andre besluttende møder.

Fællesmøder og afdelingsmøder: Afdelingsmødet er det eneste, der kan beslutte noget som sådan. KAB er repræsenteret til afdelingsmødet og er administrator for Egedal bogligselskab.  Det er lige som en generalforsamling. Men derfor kan man jo godt snakke sammen til fællesmøderne, så hvis man er uenige om noget. 

Bestyrelsen her er mere af administrativ karakter, som varetager de ting der er vedtaget på et afdelingsmøde. 

Vi har en fysisk opslagstavle, hvor vi skriver en seddel, så man kan melde sig på til opgaver som at dække bord og vaske op. Vi hjælper hinanden, når vi er derovre. Det primære er, at vi har det godt hernede, hygger os og har det rart.

Vi har en bestyrelse bestående af en formand, en kasserer og to suppleanter. De står for kontakten til Lejerbo, men vi andre deltager også i møder med Lejerbo, for eksempel når der skal drøftes et nyt budget. Lejerbo sørger for alt det administrative.

Folk forpligter sig af egen fri vilje, og der er ingen formelle forpligtelser. Vi har en havemand til det udendørs arbejde, men vi skal selv skovle sne. Det blev besluttet, da vi startede hernede. Vi har også valgt at få gjort rent i fælleshuset udefra.

Jeg tror, det er en fordel, at det er ældre, modne personer, der bor her. Vi accepterer hinanden og er enige om, hvordan man er en god nabo. Det skaber et godt naboskab, hvor vi hjælper og drager omsorg for hinanden.

Vi er en grundejerforening med årlig generalforsamling, hvor regnskab og budget godkendes og besluttes. Vi har grupper med egne budgetter, fx indegruppe, udegruppe, staldgruppe, børnelivsgruppe, kulturgruppe ol

Vi afholder 10 fællesmøder om året, som planlægges for et kalenderår ad gangen. Mødeledelse og referent går på skift, to huse pr møde. Større beslutninger kan være langtrukne. Vi har dialog indtil enighed eller accept af kompromis eller alternativer. Vi arbejder efter konsensus-princippet. Cafemøder om temaer til inspiration og dialog kan være en del af processen. Men der træffes ikke beslutninger på Cafemøderne.

Vi har et beboerråd, der fungerer udenfor vedtægterne og repræsenterer beboerne. Både så vi som udlejere, og andre beboere kan række ud til rådet for at kommunikere eller løse spørgsmål.

Selvom beboerrådet er en mulighed, har jeg en meget direkte kontakt til vores beboere. Hver tirsdag holder jeg åbent i fælleshuset, hvor beboerne kan komme til mig. Her tager vi ofte ting op, som ellers kunne være gået gennem beboerrådet. Vi lægger vægt på at kende lejerne ved fornavn, så vi kan have en god dialog og løse potentielle problemer tidligt, før de udvikler sig til større udfordringer.

Som udlejere har vi valgt at være tæt på beboerne, hvilket vi ser som en god service. Hvis der opstår ønsker om nye tiltag, som kræver økonomisk støtte, kan beboerne spørge os, om vi vil sponsorere. Vi vurderer så, om det er muligt.

Lige nu undersøger vi muligheden for at opsætte en rygeovn. Da det kan medføre lugtgener, har vi valgt at lade det være op til en afstemning blandt beboerne. Dette er en fordel ved at drive almindelige lejeboliger, da beslutningsprocessen bliver enklere sammenlignet med at skulle skabe enighed blandt 56 lejemål.

Vi ønsker tilfredse beboere, der bliver boende længere, da det skaber stabilitet i fællesskabet. Derfor giver det mening for os at investere i tiltag, der understøtter fællesskabet og øger trivsel blandt beboerne.

Vi har en masse regler som står i vores håndbog, der er f.fks. også en flagansvarlig og vi har et gaveregulativ, for at folk ikke får forskellige gaver. Vi har også faste regler for, hvis man bliver indlagt på hospitalet. Vi har en stor håndbog, hvor alt hvad der bliver vedtaget er skrevet ind. Hvis man bliver i tvivl om de vedtagne regler, så går man bare over i fælleshuset og kigger i mappen/håndbogen. Vi har stort set altid konsensus, men det er almindeligt flertalsdemokrati. Hvis der er noget vi ikke kan blive enige om, så kan man nedlægge veto og få 14 dage, hvor man kan forberede sine argumenter og så mødes vi igen derefter. Men det hele foregår i mindelighed.

Vi har et afdelingsregnskab, som vi har stor indflydelse på. Derudover har vi en kaffekasse, og så er der penge til gaver og kaffe. Der betaler vi 40 kr. om måneden. Så der er en bestyrer og en revisor til at styre de penge. Hvis vi mangler lamper, sender vi regningen til Lejerbo. Så ligger kaffekassen ud og så får vi pengene refunderet. 

Formanden sender en dagsorden ud med faste dagsordenspunkter som økonomi og vedligehold. Vi har en god økonomi. Vi har en halv procent rente i et 30 årigt lån. Der ligger en fast aftale med alle beboerne om, at de overfører husleje over betaligsservice med banken som mellemled. Det giver ro omkring det.  Vi kan selv sælge boligerne. Vi har en template inde fra foreningen, som vi udfylder ved salg, så vi holder os til de lovkrav der er, og så kan der være en fra bestyrelsen som viser boligen frem. 

Vi har medlemsmøder som er for alle og en genealforsomling. Der er også nogle små arbejdsgrupper som holder møder. Vi har flertalsbeslutning. Til medlemsmøderne og generalforsamlingerne har vi en dagsorden og en referant og en ordstyrer. På et tidspunkt brugte vi det der hedder hjertestarteren eller hjerteholderen, i forbindelse med en konflikt. Den, der har hjertestarteren kan bede om en pause.

Vi holder ca. 9-10 fællesmøder om året og vi har diskutere om der skulle være færre møder, men da vi har meget indhold på de møder vi har og nogle gange må udskyde punkter, så har vi valgt bibeholde det nuværende antal møder. Vi har indført et ”hvad er gået godt siden sidst?”-punkt på vores mødedagsordener, så vi ikke kun fokuserer på de problemer, der skal løses. Man glemmer nogle gange at tale det positive op. Dermed risikerer man, at alt det som fungerer og har gjort det i årevis bliver usynligt og aldrig bliver talt om på fællesmøder. Vi har brugt tid i bestyrelsen på skabe en kultur, hvor vi i bestyrelsen er en arbejdsgruppe på linje med de øvrige arbejdsgrupper, men som har ansvaret for vores fællesmøder. Da der tidligere har været en ”det må bestyrelsen løse” tendens, en tendens som medfører at bestyrelsen har/får et ekstra ansvar i forhold til alle andre beboere. Der ønsker bestyrelsen i stedet at alle på lige fod har et ansvar for vores fællesskab og hvordan det udvikler sig.  Reelt er det jo sådan at vi alle i hele bofællesskabet har et ansvar for hvordan det går. Bestyrelsesarbejdet kan godt være lidt uhåndgribeligt og derfor knap så synligt som de øvrige arbejdsopgaver, og derfor kan der komme høje forventninger til hurtige handlinger og svar fra bestyrelsen. Det gør sig særligt gældende i forbindelse med salg af andele, vi prøver at være tydelige i bestyrelsen omkring, at bestyrelsesarbejdet rent arbejdsmiljømæssigt skal være i orden. Vi kan ikke forventes at besvare henvendelser med meget kort varsel (samme dag) – det forventer man heller ikke på lønnede arbejdspladser. Vi har lige haft en diskussion om, hvordan vi vedtager/prioriterer projekter. Når vi har vedtaget et projekt, skal der jo være nogen til at løfte det; Indhente tilbud, oprette aftaler, involvere naboer. Vi snakker løbende om nice-to/need-to opgaver, især ift. nice-to: Er det nu, giver det mening? Er der ressourcer ud over bestyrelsen til at løbe dette i gang? Et eksempel: Vi vil gerne have ladestandere til elbiler. Et flertal er enige om, at det er en god ide og at det også er et godt salgsargument overfor kommende beboere: Men lige nu bor der 0 personer med en elbil, så der er ikke rigtig nogen, der har fulgt den til dørs. Og vi har 4 andre projekter foran det lige nu.

Vi har både en afdelingsbestyrelse, som har samarbejdet med boligselskab og kommune, og en bestyrelse i bofællesskabet, som tager sig af ”det indre liv” (bl.a. at organisere fællesmøder og generalforsamling).

En afdelingsbestyrelse er normalt "et repræsentativt demokrati". Vi forsøger at gøre det til et direkte demokrati, hvor stort set alle forslag vendes på vores bofællesskabs fællesmøder. Det vil sige uden om de beboere, der ikke er en del af bofællesskabet.

Der er en fast struktur på fællesmøder og generalforsamlinger. Der er vedtægter for beslutningsprocessen, og beslutninger tages ved simpelt flertal – enten ved håndsoprækning eller skriftligt, hvis det ønskes. Der tages referat af alle fællesmøder og af grupper som fælleshusgruppen og havegruppen.

Da vi har været i en lang proces omkring opførelsen af vores boliger og har været meget involveret, er der lavet mapper på Heynabo, hvor man stort set kan finde alt fra hele processen. Det er meget organiseret og let at finde dokumenter.

Vores daglige kommunikation i fællesskabet foregår også på Heynabo. Det kan handle om alt muligt praktisk. Det er let og uundværligt.

Vi har også en opslagstavle i fælleshuset til fx rengøringslister, madhold, den kommende fællesspisning/menu og tilmelding.

Som almen afdeling har vi også afdelingsmøder, mindst et om året. Her er alle beboere med, både bofællesskabets beboere og dem, der ikke er en del af bofællesskabet.

Beboerne i Fridlev startede drøftelsen af, hvordan vores demokrati skulle se ud, længe før vi flyttede ind. Fra starten har det været klart, at vi ønskede at udvikle en konsensus-kultur, hvor alle væsentlige spørgsmål skulle drøftes grundigt, inden der blev taget en beslutning, og hvor vi forsøgte at involvere så mange af beboerne som muligt.

I praksis opererer vi med tre typer af beslutningsprocesser, og hvilken proces, der benyttes til en given beslutning, indstilles af bestyrelse og/eller mødeledelse. Hvis Fællesmødets deltagere er uenige i indstillingen, kan den ændres ved almindeligt flertal under godkendelse af dagsordenen.

Ved [A] - den dvælende beslutningsproces - er der op til tre faser: fremstilling, beslutning ved konsensus og beslutning ved afstemning. Ved det møde, hvor forslaget første gang fremsættes, kan der ikke træffes beslutning. Ved det efterfølgende møde kan beslutningen træffes ved konsensus. Kan konsensus ikke opnås her, kan beslutningen endeligt træffes ved almindeligt eller kvalificeret flertal på det næste møde. Denne proces er velegnet til beslutninger, der kræver modning eller på anden vis har godt af at simre hos bofællerne.

Ved [B] - den hurtige beslutningsproces - er der op til to faser: beslutning ved konsensus og beslutning ved afstemning. Ved det første møde kan beslutningen træffes ved konsensus. Ved det efterfølgende møde kan beslutningen tages ved afstemning. Denne proces er velegnet til hastende eller ukontroversielle beslutninger.

Ved [C] - den hastende beslutningsproces - kan en beslutning træffes ved afstemning allerede ved det første møde. Denne type beslutningsproces er kun velegnet til sager, hvor en beslutning har en meget kort tidshorisont, og hvor sagen har en sådan relevans for bofællesskabet, at den sædvanlige konsensussøgning bør tilsidesættes.

På denne måde mener vi, at det er lykkedes at forene eftertænksomhed og inklusion med behovet for undertiden at kunne træffe hurtige beslutninger, som fx omgivelserne (kommunen) tvinger os til. Indtil nu er det lykkedes os at vedtage alle beslutninger ved konsensus. Måske skyldes det, at vi er enige om, at det nu og da er nødvendigt at aktivere pyt-knappen. Det er ikke alt, som skal gøres til principielle og eksistentielle beslutninger!

En bestyrelse valgt for ét år ad gangen spiller naturligvis en rolle, men ikke nogen selvstændig og afgørende rolle. Snarere en administrativ rolle. Den deltager i forberedelsen af det månedlige fællesmøde, men det er en mødeledelse bestående af frivillige, som sikrer, at dagsordenen bliver sendt ud og sørger for at afvikle mødet.

De fleste fællesmøder varer halvanden time og ligger på hverdagsaftener; enkelte afholdes som søndagsmøder, hvor der er afsat tid til længere drøftelser af mere grundlæggende og principielle emner. Deltagelsen er normalt rimelig, med mere end halvdelen af alle voksne til stede, og omkring mindst to tredjedele af boligerne repræsenteret. Der kan godt være en tendens til, at debatten domineres af en mindre gruppe gengangere, men mødeledelsen forsøger at sikre, at debattonen opleves som rummelig og inkluderende.

Vi har selvfølgelig fællesmødet som beslutningsmandat. Vi forsøger at lade være at lave afstemninger, fordi vi egentlig synes, at afstemninger er et skridt ned fra den ønskede beslutningsproces. Det er nok ud fra en tanke om, at er ”polskabende” at tage noget til afstemning. Men folk er også klare i spyttet nok til at råbe op, hvis de ønsker en afstemning.

Vi ser ikke vores beslutningsproces som en helt ”christianiask” model, men som et forsøg på at tale os frem i god ro og orden om de fleste ting. Vi synes, at vi er meget lidt dømmende over for andres valg.

Vores bofællesskab er ikke bygget på anden idelogi end at løfte i fællesskab

Bestyrelsesmøder og adfdelingsmøde (almenboligloven). Husmøder en gang om måneden. Arrangørgruppe. Referentgruppe. Mødeledergruppe. Opgaver varetages på skift. P.S. Til møderne i fællessalen kan vi benytte teleslynge, så alle kan følge aktivt med.    

Som nævnt har vi for første gang holdt et husmøde. Ellers er alle større beslutninger henlagt til generalforsamlingen. Bestyrelsen har ret vide rammer til at tage beslutning på foreningens vegne.Det har der hidtil været stor opbakning til. Der er sat midler af i budgettet som bestyrelsen disponerer over. Midlerne gå udelukkende til drift og akut reparation. Større investeringer besluttes på generalforsamlingen.

Vi er udfordret på tilgang til bestyrelsen, hvilket overvejende skyldes det høje aldersgennemsnit. Bestyrelsen har dog god hjælp af administrator, og benytter i enkelte tilfælde juridisk bistand hos ABF som vi er medlem af. Beboerne støtter op om den valgte organisering, blot de selv slipper. Det er et stort problem, som de færreste i foreningen er klar over.

Vi afholder månedlige beboermøder (fællesmøder), som ikke har en vedtægtsbestemt beslutningskompetance, men hvis beslutninger alt overvejende bliver fulgt af beboerne og konfirmeret i bestyrelsen og generalforsamlingen. Bestyrelsen tager også selvstændigt en række beslutninger (af hastende karakter og/eller af økonomisk betydning). dog begrænset af de forhold, der kræver en generalforsamling.  Mødeledelse og referent går på skift blandt personer, der har meldt sig til at bestride de to opgaver. Der afholdes en gang imellem temamøder (feks om beslutningsprocesser, om havekoncepter) som beboermøder.  Der er aftalt en beslutningsprocedure for forskellige typer af forslag på beboermøderne. 

Vi har fælles møde hver anden uge. Vi anvender den sociokratiske metode efter bedste evne, med brug af konsens-beslutninger. Fællesmøderne er praktiske møder, med beslutningskompetence. Vi har en bestyrelse med ansvaret for dagsorden og faciliteringen af mødet. Hvis man har et punkt, skal man melde det inden mødet til bestyrelsen. Dette er et nyt tiltag, førhend kunne alle sætte et punkt på dagsorden - men det er vi gået væk fra for at gøre møderne kortere og mere overksuelige. I starten var der bekymring for at centralisere magt på denne måde, men nu er der fuld opbakning, fordi beboerne oplever, at møderne blivere nemmere og mere overskuelig.  Det betyder, at hvis vi har diskuteret noget bestemt flere gange, kan man ikke bare sætte punktet på igen og igen.  Bestyrelsen fungere som et slags 'filter', som er folk er glade for at have.

Konkrete forslag:

Vi har en regel om, at hvis man tager noget op, skal det være udformet som et konkret forslag. Man må ikke starte større diskussioner på fællesmøderne. 'Research' og 'de større diskussioner' skal være taget på forhånd eller i et anden sammenhæng. Der betyder ikke, at vi ikke diskutere på fællesmødet, men at punkter SKAL være udformet som konkrete forslag.

Vores udfordringer:

Vi har kun fællesmøderne, men ikke et møde eller format til svære følelser og konflikthåndtering. Når vi har taget initiativ til et sådan møde, har det været særligt svært at finde et tidspunkt, der passede alle. Særligt hvorvidt børn skulle være med til sådanne møder, blev et tema. I fælleskabet har vi forskellige holdninger til børns indragelse på møder, og om hvorvidt er de velkommne eller ej. Hvor meget skal børn fylde? Det er spørgsmål som deler vandene.

Vi har ikke haft snakken om visioner, siden vi startede, og nu er det selv en helt ny beboergruppe, som kunne have godt af at tage snakken om visioner. Vi har ikke haft en konkret møde om børns indragelse.

I vores bofællesskab prioriterer vi både digital og fysisk dokumentation af vores møder. Mødereferaterne opbevares omhyggeligt både digitalt og i en mappe for at sikre, at informationen er tilgængelig for alle medlemmer. Selvom vi endnu ikke har etableret formelle beslutningsmetoder, har vi fundet styrke i den kollektive dialog; vi snakker os frem til løsninger, der tjener fællesskabets bedste.

Mødereferater opbevares både digtalt og i en mappe. Ingen formelle beslutningsmetoder endnu. Vi snakker os frem til en løsning. Der er husmøder en gang om måneden, og fællesmøde en gang om måneden. Fællesmøder er officelle beslutningsmøder. Fællesmøder er altid i forlængelse af en fællesspisning. Ingen nævneværdige udfordringer indtil videre.

Fællesmøde (alle beboere) stræber vi efter konsensus, men der kan blive nødt til at afholde flertalsbeslutning. Hyppighed af fællesmøder er efter behov. Et minuts stilhed før start. I starten var der rigtig mange og lange møder. Nu går det mere roligt for sig.

Vi beslutter via flertalsafstemninger på fællesmøder én gang om måneden. Vi starter altid fællesmødet med en sang.

Der er ingen særlig metoder til beslutninger. Et krompis bliver altid fundet igennem samtale og forhandlinger, f.eks. er højden er på hækken justeret op og ned flere gange. Det er fællesmøde ca. en gang om måneden, med 11 fællesmøder årligt. Der er ingen særlige ritualer i forbindelse med møder. Der er en lille fast gruppe som aldrig deltager, men de for altid en fysisk kopi af referatet.

Vi har valgt et arrangementsudvalg, som sørger for indkaldelse til møder/arrangementer, og aftaler med de personer, der skal bedrage med mad m.m. Da vi er et lille bofællesskab, som er meget imødekommende overfor hinanden, har vi aldrig uoverensstemmelser. Skulle det opstå, er det naturligvis flertallets mening, der tæller. Vi holder møde fast hver den anden tirsdag i måneden. Vi skiftes til at lave mad til møderne. Der er stor tilslutning til møderne, og da der er børn blandt medlemmerne af fællesskabet, slutter møderne altid tidligt, så børn og forældre kan komme i seng til "rette tid".